Datenschutz Online-Veranstaltungen



Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ der Deutschen Gesellschaft für Kinder- und Jugendmedizin e.V.

In unseren Online-Meetings setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.

Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.

Trotz aller Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen können wir nicht ermessen, wie das Tool Ihre Daten speichert und weiterverwendet.

Wir weisen ausdrücklich daraufhin, keine Bilder/Darstellungen und Daten von Patienten zu verwenden, die Rückschluss auf deren Identität oder Geschlecht zulassen. Entsprechende Bereiche (Genital-/Intimbereich) sind zu verdecken bzw. unkenntlich zu zeichnen.

Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um Online-Meetings abzuhalten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserer Gesellschaft (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

Eingesetzte Konferenz-Tools

Wir setzen folgende Konferenz-Tools ein:

Zoom

Wir nutzen Zoom. Anbieter dieses Dienstes ist die Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Zoom: zoom.us/de-de/privacy.html.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html.

MS-Teams

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Office 365 ist eine Software der Firma Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft 365: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

Mentimeter

Anbieter dieses Dienstes ist Mentimeter AB, Tulegatan 11, SE-113 86 Stockholm, Sweden

Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Mentimeter: https://www.mentimeter.com/privacy

Miro Board

Anbieter dieses Dienstes ist RealtimeBoard Inc. dba Miro, 201 Spear Street Suite 1100, San Francisco, CA 94105 Vereinigte Staaten. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Miro Board: https://miro.com/legal/privacy-policy/

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“ und MS-Teams, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und um eine Zustimmung bitten.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Angaben zur Datenspeicherung bei MS-Teams finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft 365, https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Verantwortlicher

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Deutsche Gesellschaft für Kinder- und Jugendmedizin e. V.
Chausseestraße 128/129
10115 Berlin
Tel.: +49 30 / 3087779-0
Fax: +49 30 / 3087779-99
E-Mail: office@dgkj.de